Rund um die Geschäftsstelle Um die Anliegen unserer Mitglieder und Förderer der Projektteams sowie aller Ehrenamtlichen wahrzunehmen und ihre Interessen zu vertreten braucht es nicht nur einen aktiven Vorstand sondern auch eine funktionierende Geschäftsstelle die die operativen Vereinsaufgaben übernimmt Seit Mai 2018 gibt es unser Büro in Körbecke am Möhnesee ARCHEMED ist inzwischen ein großes spannendes und komplexes Netzwerk geworden zu dem viele Akteure ihren Beitrag leisten Für eine langfristige und stabile Vereinsentwicklung müssen wir wichtige Schritte gehen die in der Wirtschaft und modernen Verwaltung längst zum Standard geworden sind Das ist zugegebenermaßen nicht immer ganz einfach und erfordert von allen Beteiligten eine große Portion Engagement und Geduld Alle organisatorischen Aufgaben im Verein werden entweder in der Geschäftsstelle direkt bearbeitet oder von dort aus koordiniert Dabei nimmt das Aufgabenfeld Logistik einen großen Raum ein bis ein medizinisches Gerät oder das notwendige Bauma terial als Bedarf ermittelt bestellt geliefert gelagert verpackt verzollt verschifft und am Projektstandort angekommen ist bedarf es einer langen Reihe von einzelnen Vorgängen die gut abgestimmt werden müssen Die Prozesskette von der Aufnahme eines ehren amtlich Reisenden über die Terminabsprache die Einreisegenehmigung die Beantragung des Visums die Meldung bei der Versicherung und die Flug und Hotelbuchung bis zum Permit für die inländische Weiterreise ist lang und aufwendig Die Finanzverwaltung ist bei der wachsenden Vereinsgröße sehr anspruchsvoll die Spendenver waltung der Zahlungsverkehr die Budgetierung und das Finanzcontrolling der Projekte die Projektkos tenabrechnungen für unsere Förderer die Erstellung des Jahresberichts die Liquiditätsplanung und vieles mehr gehören in den Aufgabenbereich unserer Finanzfachkraft in Zusammenarbeit mit dem Schatz meister Neben der alltäglichen Büro und Verwaltungsarbeit erledigen die internen und externen Mitarbeiter rund um die Geschäftsstelle noch viele weitere Auf gaben wie etwa die Beantragung und Abwicklung von Fördermitteln die Mitgliederverwaltung und betreuung die Auseinandersetzung mit den The men IT Datenschutz und Versicherungen Öffentlich keitsarbeit und natürlich die wichtige Projektarbeit und dokumentation für unsere Tätigkeiten in Eritrea 15

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